아웃룩 보관 기능 - auslug bogwan gineung

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Outlook의 자동 보관 기능에 대한 설명

• 아티클
• 07/21/2022
• 읽는 데 11분 걸림
• 적용 대상:Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

이 문서의 내용

원래 KB 번호:   830119

추가 정보

Outlook 사서함은 종이가 책상에 쌓이는 것과 같은 방식으로 항목이 만들어질 때 증가합니다. 종이 기반 환경에서는 때때로 문서를 순서 섞고 중요하지만 거의 사용되지 않는 문서를 저장할 수 있습니다. 나이를 기준으로 신문, 잡지 등 덜 중요한 문서를 삭제할 수 있습니다.

Outlook 2003 이상 버전에서 동일한 프로세스를 빠르게 완료할 수 있습니다. 파일 메뉴에서 보관 을 선택하여 이전 항목을 스토리지 파일로 수동으로 전송할 수 있습니다. 또는 자동 보관 기능을 사용하여 이전 항목을 자동으로 전송할 수 있습니다. 항목은 지정한 연령에 도달하면 오래된 것으로 간주됩니다. 자동 보관 기능을 사용하면 이전 항목을 삭제하거나 이동할 수 있습니다. Outlook은 모든 종류의 항목을 보관할 수 있지만 전자 메일 메시지에 첨부된 Microsoft Excel 스프레드시트 또는 Microsoft Word 문서와 같은 전자 메일 폴더에 저장된 파일만 찾을 수 있습니다. 전자 메일 폴더에 저장되지 않은 파일은 보관할 수 없습니다.

자동 보관 기능에는 2단계 프로세스가 있습니다. 먼저 자동 보관 기능을 켭니다. 둘째, 보관하려는 각 폴더의 자동 보관 기능에 대한 속성을 설정합니다.

참고

동일한 Outlook 프로필에 여러 Exchange 계정이 있는 경우 기본 자동 보관 설정이 모든 계정에 적용됩니다. 이를 방지하려면 폴더 수준에서 자동 보관 설정을 적용합니다.

폴더 수준에서 보관할 항목과 보관 빈도를 확인할 수 있습니다. 개별 폴더를 자동으로 보관하거나 모든 폴더에 대한 기본 자동 보관 설정을 구성할 수 있습니다. 그런 다음 기본 자동 보관 설정을 사용하지 않으려는 개별 폴더에 대해 자동 보관 설정을 구성합니다. 자동 보관 기능은 Outlook을 시작할 때마다 자동으로 실행됩니다. Outlook은 날짜별로 각 폴더의 자동 보관 속성을 확인하고 이전 항목을 보관 파일로 이동합니다. 지운 편지함 폴더로 이동된 항목은 삭제됩니다.

Outlook 2003 및 Outlook 2007

기본적으로 자동 보관 기능이 켜져 있는 여러 Outlook 폴더가 설정됩니다. 다음 목록은 자동 보관 기능이 켜져 있고 각 폴더의 기본 에이징 기간이 있는 폴더입니다.

• 일정 폴더(6개월)
• 작업 폴더(6개월)
• 업무 일지 폴더(6개월)
• 보낸 편지함 폴더(2개월)
• 지운 편지함 폴더(2개월)

받은 편지함, 메모, 연락처 및 초안 폴더에는 자동 보관 기능이 자동으로 설정되어 있지 않습니다. 연락처 폴더에 보관 속성이 없으므로 연락처 폴더에는 자동 보관 기능을 사용할 수 없습니다.

Outlook 2010 이상 버전

기본적으로 자동 보관 기능은 Outlook 2010 이상 버전에서 꺼져 있습니다. 자동 보관 기능은 기본적으로 Outlook 2003 및 Outlook 2007에서 사용하도록 설정됩니다. Outlook 2003 또는 Outlook 2007에서 자동 보관 기능을 사용하지 않도록 설정하고 Outlook 2010 이상 버전으로 업그레이드하지 않으면 자동 보관 기능이 계속 사용하도록 설정됩니다.

보관 및 항목 내보내기 간의 차이점

항목을 보관할 때는 개인 폴더(.pst) 파일에만 항목을 보관할 수 있습니다. 항목을 내보낼 때 .pst 파일 및 구분된 텍스트 파일을 비롯한 다양한 파일 형식으로 항목을 내보낼 수 있습니다. 기존 폴더 구조는 새 보관 파일에서 유지 관리됩니다. 보관한 폴더 위에 부모 폴더가 있으면 부모 폴더가 보관 파일에 만들어집니다. 그러나 부모 폴더에 있는 항목은 보관되지 않습니다. 이러한 방식으로 보관 파일과 사서함 사이에 동일한 폴더 구조가 존재합니다. 폴더는 비어 있더라도 보관된 후에 제자리에 남아 있습니다. 하나의 파일 형식인 .pst 파일만 보관할 수 있습니다.

항목을 내보낼 때 원본 항목은 내보내기 파일에 복사되지만 현재 폴더에서 제거되지는 않습니다.

자동 보관 기능을 켜는 방법

Outlook 2010 이상 버전:

1. 파일 탭을 선택한 다음 파일 메뉴에서 옵션 탭을 선택합니다.
2. 고급 탭을 선택합니다.
3. 자동 보관 설정을 선택합니다.
4. 모든 자동 보관 확인란을 선택합니다. 일 상자에 숫자를 입력하여 자동 보관 프로세스가 실행되는 빈도를 지정합니다.
5. 항목을 보관하기 전에 알림을 받으려면 자동 보관 전에 프롬프트 확인란을 선택합니다.
6. 기본 보관 파일 상자에 전송할 보관된 항목의 파일 이름을 입력하거나 찾아보기를 선택하여 목록에서 선택합니다.
7. 확인 을 두 번 선택합니다.

Outlook 2007 및 Outlook 2003의 경우:

1. 도구 메뉴에서 옵션을 선택한 다음 기타 탭을 선택합니다.
2. 자동 보관을 선택합니다.
3. 자동 보관 모든 확인란을 선택하려면 선택한 다음 일 상자에 숫자를 입력하여 자동 보관 프로세스가 실행되는 빈도를 지정합니다.
4. 항목을 보관하기 전에 알림을 받으려면 자동 보관 전에 프롬프트 확인란을 선택합니다.
5. 기본 보관 파일 상자에 전송할 보관된 항목의 파일 이름을 입력하거나 찾아보기를 선택하여 목록에서 선택합니다.
6. 확인 을 두 번 선택합니다.

이제 자동 보관 기능을 설정했으므로 각 폴더에 대한 자동 보관 속성을 설정해야 합니다.

폴더에 대한 자동 보관 속성을 설정하는 방법

Outlook 2010 이상 버전:

메서드 1:

1. 자동 보관하려는 폴더를 선택합니다.
2. 폴더 탭을 선택한 다음 자동 보관 설정을 선택합니다.

메서드 2:

1. 자동 보관할 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 속성을 선택합니다.
2. 자동 보관 탭을 선택합니다.
3. 이 폴더에 대한 자동 보관 속성을 설정하려면 이전 항목 정리 확인란을 선택합니다.
4. 항목을 보관 파일로 자동으로 전송해야 하는 시기를 지정하려면 월 상자에 숫자를 입력합니다.
5. 전송할 보관된 항목의 파일을 지정하려면 이전 항목 이동을 선택합니다.
6. 이전 항목을 상자로 이동 상자에 보관된 항목의 파일 이름을 입력합니다. 또는 찾아보기를 선택하여 목록에서 선택한 다음 확인을 선택합니다.

Outlook 2007 및 Outlook 2003의 경우:

1. 폴더 목록에서 자동 보관할 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 속성을 선택합니다.
2. 자동 보관 탭을 선택합니다.
3. 이 폴더에 대한 자동 보관 속성을 설정하려면 이전 항목 정리 를 선택하려면 선택합니다.
4. 항목을 보관 파일로 자동으로 전송해야 하는 시기를 지정하려면 월 상자에 숫자를 입력합니다.
5. 전송할 보관된 항목의 파일을 지정하려면 이전 항목 이동을 선택합니다.
6. 이전 항목을 상자로 이동 상자에 보관된 항목의 파일 이름을 입력합니다. 또는 찾아보기를 선택하여 목록에서 선택한 다음 확인을 선택합니다.

회사에서 사용하는 아웃룩 주어진 용량은 제한적인데 이메일 용량은 쌓여가고, 그렇다고 삭제하자니 불안해서 따로 시간을 들여 백업 파일을 만드시는 것을 알고 있습니다. 아웃룩 백업을 손쉽고 내가 원하는 스타일대로 백업하기 위해서는 자동보관이라는 기능을 이용하면 되는데요.

자동보관 기능과 아웃룩백업 파일을 방법을 배우신다면, 여러분들도 아웃룩 용량관리 전문가가 될 수 있으며, 많은 시간을 아낄 수 있습니다.

아래의 2가지 방법을 통해서 아웃룩(Outlook2010 버젼 이상 전부 동일) 백업을 통해 용량 고민과 관리에 시간을 줄 일 수 있습니다.

1. 아카이브(백업) 파일 만들기
2. 자동보관 설정하기

(질문이 있으신 경우 댓글 남겨주시면 신속하게 답변드리겠습니다.)

1. 아카이브(백업) 파일 만들기

아웃룩 백업을 위해서는 서버와 통신하는 파일이 아닌 내 PC에 저장할 공간을 마련해줘야 합니다.

백업 파일을 만드는 방법은 간단합니다. 아래의 화면을 보면서 하나하나 따라오신다면, 쉽게 만들 수 있습니다.

우선 아웃룩에서 왼쪽 상단에 [파일] 을 누르면 아래와 같은 화면이 나타납니다.

그 다음에는 [계정설정] - [계정설정] 을 순서대로 누르면 다시 아래와 같은 창이 나타납니다.

위와 같은 창이 나타나면 [데이터 파일] 탭으로 이동합니다. 이동한 뒤 새로 만들기 버튼을 누르면 아래와 같이 저장할 공간을 지정하라고 나타납니다. 이 때 파일을 저장할 위치와 파일명을 설정할 수 있는데 이 때 파일 이름은 자신이 구분할 수 있도록 이메일 유효기간이나 백업을 만든 일자 등 식별할 수 있도록 아웃룩 백업 파일을 만드는 것이 나중에 관리하기에도 효율적입니다.

2.  자동보관(자동백업) 설정하기

아웃륵 백업 중 가장 효율적인 기능인 자동보관입니다. 생소하기 때문에 많은 분들이 잘 모르고 있는 기능이기도 해요.

들어가려면 [파일] - [옵션] 으로 들어갑니다.

옵션에서 [고급] 탭으로 이동하면 [자동 보관 설정(A)] 가 보입니다. 버튼을 눌러주시면 아래의 창이 나타납니다.

이제부터 하나하나 집중해서 보셔야 합니다.

"시작할 때(R) X 일마다 자동 보관"

자동보관의 수행 주기를 의미합니다.

예를 들어 위와 같이 1일로 할 경우 매일매일 자동보관 기능이 실행되며, 

2일이나 3일로 할 경우 지정한 일 마다 자동보관 기능이 실행됩니다.  (실질적인 보관작업)

​
"자동 보관 실행 전 실행 여부 묻기"
는 해당 작업을 수행하기 전 사용자에게 물어보는 기능입니다.
활성화 할 경우, 실행 전 팝업 창이 뜨면서,  해당작업 수행여부를 묻습니다.

​
"만료된 항목 삭제"
지정된 메일 박스에서 자동보관 수행 시 유효기간이 지난 항목을 삭제할지를 묻는 항목입니다.
만료기간은 메일을 보내는 사람에 따라 결정되는데 최소 1일에서 최대 99일까지 설정 가능합니다.

​
"오래된 항목 또는 보관"
위 항목에 꼭 체크를 해야지 기존 이메일 지정한 파일에 저장이 됩니다. 만약 이 항목을 체크 안 하고 삭제에만 체크한다면, 오래된 항목이 지워지기만 할 것 입니다.

"다음 기난이 지난 항목 지우기"

기간이 얼마나 오래된 메일을 대상으로 자동보관이나 삭제를 할 것인지 묻는겁니다. 일 주 개월로 설정 가능하며 각자 본인이 받은 이메일 공간과 받는 양에 따라 다릅니다.

​
"그리고 꼭 이 설정을 모든 폴더에 적용(L)" 을 눌러주셔야지만, 모든 폴더에 적용되어 정상적으로 자동보관 기능이 작동해서 아웃룩 백업을 할 수 있습니다.

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