콜센터 녹취 보관기간 - kolsenteo nogchwi bogwangigan

• 개인정보 처리방침
• 본인서명사실확인서 발급 등에관한 개인정보처리방침
• 주민등록 개인정보처리방침
• 전화 녹취 시스템 운영 ․ 관리 방침

전화 녹취 시스템 운영 ․ 관리 방침

계양구 행정전화 부가정보(녹취 및 통화내역)의 이용‧관리 방식을 명시화하고 보호책임자 지정으로 구민의 권익 강화와 개인정보 보호를 목적으로 한다.

1. 설치 근거

• 개인정보보호법 제15조 제1항 제6호
• 통신비밀보호법 제3조
• 민원행정 및 제도개선 기본지침(행정안전부)
  부록4. 공직자 민원응대 매뉴얼(Ⅳ. 녹화·녹음요령)

설치 운영 범위

설치 운영 범위를 설치 대수, 설치위치, 운영범위

3. 담당자 지정 및 역할

• 전화 녹취 정보를 보호하고 개인정보와 관련한 불만을 처리하기 위하여 아래와 같이 책임자를 지정한다.

담당자 지정 및 역할 구분, 직위, 소속, 연락처로 정리한 표

• 각 책임자의 주요역할은 다음과 같다.

담당자 지정 및 역할 구분, 직위, 소속, 연락처로 정리한 표

4. 녹취 처리방법

담당자 지정 및 역할 구분, 직위, 소속, 연락처로 정리한 표

• 녹취신청 당사자의 상대방과의 전화통화 내역 녹음에 한정하며, 녹취사전 멘트로 녹취사실을 고지한다.
• 처리방법 : 녹취일자, 시간, 사용자정보 순으로 관리하고, 보관기간 만료 시 삭제한다.

5. 전화 녹취의 사용원칙

• ① 구청은 시스템의 설치목적에 부합하는 범위 안에서 전화 녹취 정보를 수집하여야 한다.
• ② 고객과의 전화 응대 과정에서 폭언, 협박, 성희롱 등의 법적 조치가 필요한 경우 사용한다.
• ③ 녹취가 필요한 경우 반드시 고객에게 사전고지를 하고 사용 매뉴얼에 따라 녹취를 한다. 단, 녹취 중 개인정보(성명, 연락처, 생년월일 등) 수집 시 동의를 구한다.
• ④ 누구든지 공개되지 아니한 당사자 간의 대화를 녹취하거나 전자장치 또는 기계적 수단을 이용하여 청취할 수 없다.
• ⑤ 운영부서는 홍보미디어과 통신팀으로 한다.

6. 녹취정보 열람 및 제공

• 전화 녹취 정보에 관하여 열람 또는 존재확인을 원하는 경우는 본인이 녹취된 정보 및 법률적인 대응이 필요한 전화 녹취정보에 한정된다.

7. 녹취 확인 방법

• 관리책임자에게 사전 연락하고 절차에 따라 확인 가능하다.
  ※ 상황에 따라 열람 불가하므로 반드시 사전 확인 요망

8. 정보제공 및 절차

• ① 다음 각 호의 경우를 제외하고는 전화 녹취 정보를 수집목적 이외로 이용하거나 제3자에게 제공하여서는 아니 된다.
  • 1) 당사자 모두의 동의가 있는 경우
  • 2) 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
  • 3) 범인검거 및 범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지를 위하여 필요한 경우
  • 4) 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우
  • 5) 그 밖의 급박한 재난상황 등 공익목적으로 필요한 경우
• ②구청은 제1항의 각 호에 해당하는 녹취정보는 별지 제 1호 서식에 따라 사용부서 또는 송신인의 신청을 받은 후 총괄책임자의 승인을 받아 녹취 신청·열람·제공할 수 있다.
• ③ 구청은 열람 등 요구를 한 자가 본인이거나 정당한 대리인인지를 주민등록증, 운전면허증, 여권 등의 신분증명서를 제출받아 확인하여야 한다.
• ④ 녹취정보를 제공받은 당사자는 사용완료 후 반드시 파기를 해야하며, 별지 제2호 서식에 따라 녹취정보 제공부서에 파기결과를 통보해야 한다.
• ⑤ 구청은 녹취정보의 제공 시 별지 제3호 서식의 녹취 신청·열람·제공 관리대장을 작성하여 보관하여야 한다.

9. 시스템 관리 등 안전성 확보

• ① 시스템이 있는 통신팀에서는 통제구역으로 입출입자의 관리대장을 비치하고 관리한다.
• ② 전화녹취 계정 관리부서는 통신팀으로 하며, 분기별로 패스워드를 변경한다.
• ③ 총괄책임자는 본 지침의 시행과 운영에 보완이 필요할 경우 관리책임자, 시설 관련 담당자 등과 검토하여 보완한다.

10. 비밀준수의 의무

• 전화 녹취 정보를 열람한 당사자는 직무상 녹취한 정보를 누설 또는 권한 없이 처리하거나 타인에게 제공하는 등 부당한 목적을 위하여 사용하여서는 아니 된다.

11. 개인정보 처리방침 변경에 관한 사항

• 전화 녹취 운영․관리방침은 법령ㆍ정책 변경에 따라 내용의 추가ㆍ삭제 및 수정이 있을 수 있습니다.

12. 전화녹취시스템 처리방침 변경에 관한 사항

• 본 방침은 2021년 3월 일에 제정되었으며 법령ㆍ정책 또는 보안기술의 변경에 따라 내용의 추가ㆍ삭제 및 수정이 있을 시에는 홈페이지를 통해 변경사유 및 내용 등을 공지합니다.
• 최초 공고 및 시행일자 : 2021년 3월 일

13. 전화녹취시스템에 관련한 불만의 처리 및 피해구제에 관한 사항

• 전화녹취시스템의 처리 및 불만, 피해구제에 관한 사항은 홍보미디어과 통신팀(032-450-5300)연락주시기 바라며, 해당 부서와 분쟁이 발생시 행정안전부 개인정보보호 종합지원 포털 (http://www.privacy.go.kr)로 연락하시기 바랍니다.

전화녹취시스템 녹취신청서  녹취정보 활용 및 파기 결과 통보서  전화녹취시스템 관리대장

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• 담당부서 : 홍보미디어실
• 담당팀 : 정보화팀
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