비지니스 영어 공문 & 이메일 작성 Business English Show 비지니스 영어 공문 이나 이메일을 작성할 일이 많은 경우가 점점 많아지고 있습니다. 이제는 거의 모든 회사가 글로벌 마켓에서 비지니스를 하는 시대가 되었습니다. 글로벌 비지니스에서 영어 회화와 더불어 영어 공문과 이메일 작성은 기본중의 기본입니다. 영어 이메일은 격식에서 그나마 덜하지만 공문은 격식과 형식을 많이 따지는 경향이 아직도 많아서 따로 공부하지 않으면 작성하기가 쉽지 않습니다. 물론 의미 전달을 하기 위한 Letter는 그냥 영작하듯이 하면 됩니다만 비지니스 파트너로서 수준을 맞추는 것이 필요합니다.  상대는 성인이 구사하는 언어로 글을 형식에 맞춰서 적는데 한 쪽은 초등학생이 글을 적듯이 또는 말하듯이 글을 적는다면 아무래도 이상하겠지요. 사업을 하는데 초등학생처럼 글을 작성했다고 한다면 상대의 신뢰를 얻기도 어렵고 거래나 계약이 이루어지기도 어려울 것입니다. 그래서 비지니스 공문, 이메일, Official Letter를 적을 때는 형식과 문장의 수준 그리고 논리정연하게 작성하는 것이 매우 중요합니다. 경험이 부족하거나 영어로 공문을 처음 작성하는 경우 상당한 스트레스를 받을 수 있습니다. 그럼 비지니스 영어 공문 작성을 잘할려면 어떻게 공부하고 연습하는 것이 좋은지에 대해 알아 봅니다. 실전처럼 작성해보기공문이든 메일이든 뭐든 직접 써보는 것이 중요합니다. 잘 작성된 공문 예시를 많이 참고하고 그것을 바탕으로 직접 써보는 겁니다. 실제 업무에서 직접 써보면서 점점 실력을 향상시켜나가면 좋겠지만 그렇지 못한 경우는 실전처럼 직접 작성해 보는 것이 중요합니다. 피드백 받아보기작성한 공문은 반드시 다른 사람으로부터 피드백을 받습니다. 혼자 작성한 것은 잘 작성했는지 아닌지 알 수 없습니다. 다양한 사람들로부터 작은 것이라도 피드백을 받아서 개선을 하는 것이 중요합니다. 기본적인 형식을 지킬 것수신인, 발신인, 제목, 인사, 본론, 결론 등 기본적인 형식들이 있습니다. 이 형식을 처음 한번 작성해보고 그 다음부터는 기존의 형식을 준용하여 본론만 작성하면 효율을 높일 수 있습니다. 비지니스에서는 이 효율을 높이기 위해 관습적인 형식을 준수하여 작성하는 사람도, 읽는 사람도 빠르고 효율적으로 핵심적인 내용을 파악하는데 도움이 되도록 합니다. 형식이 정해져 있으니 비지니스 공문을 어떤 형식으로 작성해야 하나 고민할 일이 줄어들고 이것은 불필요한 시간 낭비를 줄입니다. 그리고 형식에 채워질 공문의 본질인 내용에 좀 더 집중하도록 도움을 줍니다. 공문을 받는 사람도 정해진 양식에 익숙하므로 빠르게 내용으로 접근하여 내용을 파악하는데 집중할 수 있으므로 비니지스 공문 작성 시 형식을 지키는 것은 어떻게 보면 아무것도 아닌것 같지만 매우 중요한 부분이라 할 수 있습니다. 기본적인 형식을 잘 지킨다면 그 자체로 꾸미지 않아도 정제된, 꾸밀 필요가 없는 깔끔하고 좋은 문서가 될 것입니다. 공문 작성 에티켓1.반대 의견, 부정문은 자제하고 긍정적으로 작성합니다. 2.예의바르게, 존경하는 문장을 사용한다.
3.속어나 구어, 대화체는 사용하지 않는다. 4.공문을 읽는 사람에 맞는 톤으로 작성한다. 5.너무 직설적인 어조나 강요하는 듯한 느낌을 주지 않도록 작성합니다. 비지니스 공문 형식Head Block상단에는 발송하는 회사의 로고와 주소를 기입합니다. ex) 316 Colonial Pkwy Esterhazy, NM 87101 ex) Company, Inc. 123 Alphabet Drive Los Angeles California 90002 회의 이름과 주소는 줄 바꿈을 합니다. 줄바꿈이 중요합니다. 그리고 왼쪽 또는 오른쪽 중 한쪽 맞춤으로 양쪽 끝으로 붙여서 정렬 해줍니다. 다른 국가로 보낼 때 국가 이름은 전부 대문자로 작성합니다. 그리고 한 줄 띄우고 날짜를 적습니다. July 30, 2021 날짜는 년월일 빼먹지 말고 모두 적고, 달은 Full name으로 적고 월, 일, 년도 순으로 적습니다. 수신인 정보그 다음은 수신인과 참조인 그리고 주소를 적습니다. Attention (Receipent) : attention은 주목이라는 의미이나 우편에서는 수신인이란 의미로도 사용됩니다. 줄여서 Attn : 이렇게 작성하기도 하나 가능하면 ATTENTION 으로 모두 대문자로 작성합니다. Mr. Peter Moon (이름) Supervisor of Producer Development (직책) Can Supply Provider Inc. (회사 이름) 119a Reservoir Road, Sydney, NSW, Austrailia (회사 주소) CC (Carbon Copy) : Mary Smith, Vice President of Marketing 참조 수신인을 적습니다. 제목SUBJECT : Regarding Notice to Proceed the Project 제목을 꼭 넣습니다. 인사말한 줄 띄우고 Dear Mr. James, 라고 적습니다. 수신인을 잘 모르는 경우 To Whom It May Concern, 이라고 적는다고 알고 있는데 보통은 수신인을 잘 알고서 공문을 보냅니다. 받는 사람이 누군지도 모르는데 공문을 보내는 경우는 거의 없습니다. 개인적으로 잘 모르면 Dear Sir, 라고 적습니다. 수신인과 친한 경우라면 이름을 바로 적을 수 있지만 공식적인 문서이므로 격식을 차려서 가장 무난하게 Dear Mr. James, 라고 적습니다. 무조건 이름 마지막에는 콜론 , 을 찍습니다. 본문그런 다음 본문으로 들어갑니다. 본문은 제일 먼저 자기 소개와 메인 주제에 대해 간략하게 적습니다. 그런 다음 상세한 본론으로 들어갑니다. 마지막에 목적을 다시 한번 언급하고 요청 사항을 적습니다. 처음 공문을 발송하는 것이 아니고, 서로 이전에 알고 있는 관계라면 자기 소개를 매번 할 필요는 없겠지요. 본문의 내용이 길다면 문단을 나누고 소제목을 추가합니다. 영어 공문에 많이 사용하는 관용구1.인용 ~와 관련하여 : Regard to ~, In regard to ~, Regarding ~ , With reference to ~, Refer to ~ *정답은 없습니다. 취향과 상황에 맞춰서 사용합니다. 앞서 말한 것처럼 : As mentioned earlier 요청하신대로 : As requested 2.감사 I appreciate ~, Thank you for~, We will be happy to ~ 3.첨부 Please find the attached file of ~ 4.요청 기대 I would like to ~ : 하고 싶다. Would it be possible ? We look forward to ~ : ~ 를 기대한다. 5.불만 I regret to say that I’m very disappointed with ~ 실망스럽게 생각합니다. We must insist that you take immediate action to ~ 결론본문 내용을 다시 한번 정리 요약합니다. 요청하는 바를 다시 한번 요약해서 명료하게 작성하면 강조하는 의미도 됩니다. 마무리 멘트로는 Please feel free to contact me if you have any further questions Thank you for your prompt reply. We look forward to receiving your acknowledgement. Soonest reply would appreciate. 끝인사마지막에는 Your Sincerely, Sincerely 또는 Best Regards, 라고 적습니다. 위의 내용이 가장 일반적입니다만 기타오 Yours Truly (진심을 담아), Respectfully, Warm Regards, Best wishes, 등 다양하게 사용할 수 있습니다. 마지막에는 항상 콤마를 찍습니다. 그런 다음 4줄을 띄우고 작성자 이름, 회사이름, Job Title 그리고 연락처를 적어 줍니다. Gerald Brown ABC Electronics, Vice President (123) 456 – 78910
서명, Signature그런 다음 4줄을 띄운 빈 공간에 서명을 합니다. 대리 서명인 경우 pp (per procurationem) 또는 on behalf of라고 적고 서명합니다. 공문이라고 굳이 어렵게 쓰려고 하지 않아도 됩니다. 관용어구를 굳이 안써도 되는데 공문이니까 써서 있어 보이게 하려고 하는 사람들도 있습니다. 그것이 잘못된 것은 아니나 굳이 잘 쓰기 위해 과도하게 시간을 투자하는 것은 낭비입니다. 중요한 것은 정확한 의미 전달이 중요하지, 화려한 문구, 어려운 단어, 중복된 문장과 단어들을 쓰지 않도록 합니다. 내용은 간단 명료하면서도 논리적이어야 하고 설득력이 있어야 합니다. 본론은 도입부에 배경을 설명하고 그 다음 문제점과 그 원인을 적고 대응 방안, 방안에 대한 사례 또는 근거, 그리고 대응 방안, 요청 사항 요약 정리 순서로 적습니다. 공문에 서명하는 펜은 품질이 좋은 것을 사용합니다. Tone, 대명사나의 의견을 말할 때는 I를 사용하고, 회사를 대표한 의견을 전달할 때는 We를 사용한다. 계약 관계가 성립되어 있을 때는 Contractor, Subcontractor, the Company Name 등 단체 명을 주어로 사용합니다. 문장의 형식은 수동태보다는 능동태를 사용합니다. 특히 요청하거나 상황을 설명할 때 능동태가 적절하며, 특정 주체를 지칭하고 싶지 않은 경우, 특별히 애매모호한 중립적인 입장을 표명할 때 수동태가 쓰이기도 합니다. 구어체는 사용하지 않는 것이 원칙입니다. 가급적 공문에서는 사사로운 친밀함을 표현하지 않습니다. 다소 인간미가 느껴지지 않더라도 내용 전달에 집중합니다. 첨부첨부물이 있는 경우 회사 이름 다음으로는 4줄을 띄우고 아래와 같이 적습니다. Enclosures : Two samples of print ad. 또는 Attachment : Drawing of the house kitchen *Enclosure를 사용할 경우는 Encl 또는 Enc라고 줄여서 쓸 수 있으나 가능하면 Full Spelling을 사용합니다. 나는 당연히 아는 것이라고 생각하지만 상대방은 모르는 경우가 있습니다. 모든 사람은 다 다릅니다. 항상 상대방 입장에서 생각하는 것이 좋습니다. 문서의 제일 하단에는 페이지 수를 넣습니다. 공문이 2페이지 이상이라면 페이지 번호는 필수적으로 들어가야 합니다. 한 장일 경우에도 1/1 이라고 적어서 공문이 한 장임을 명시하는 것이 좋습니다. 인쇄된 공문이 여러 장일 경우 스테플러로 찍지 말고 항상 클립으로 묶습니다. 위에 나열한 것들은 하나의 예시입니다. 규칙이 있지만 반드시 지켜야 하는 것도 아니고 한 가지 방법만 있는 것이 아니라 다양한 방식으로 작성할 수 있습니다. 담당자간 주고 받는 일반적인 비지니스 레터가 아닌 회사 대 회사 간 주고 받는 공문은 좀 더 공식적이고 형식적인 문구로 작성을 많이 합니다. 기업 담당자간 주고 받는 메일이 아닌 정부 기관 또는 기업이 공식적으로 주고 받는 법인 간, 조직 간 공문은 아주 딱딱하고 군더더기 없는 핵심만 잘 정돈된 문장을 사용합니다. 그래서 비지니스 레터에도 형식이나 수준이 다양합니다. 기타 형식글씨체, Font는 Times New Roman 또는 Arial을 가장 많이 사용합니다. 공문에 낯선 또는 흔히 사용하지 않는 Font는 사용하지 않습니다. 회사에서 공식적으로 지정된 서체가 있다면 그것을 사용하고 별도로 없다면 일반적으로 가장 많이 사용하는 서체를 사용합니다. 비지니스 공문은 상대방을 위해서 작성합니다. 거의 모든 문서는 작성하는 사람을 위한 것이 아니라 읽는 사람을 위해 작성되어 집니다. 따라서 읽는 사람이 읽기 편한 익숙한 서체를 사용합니다. 그래서 편하게 빨리 쉽게 읽힐 수 있도록 하는 것이 무엇보다 중요합니다. 절대 이상한 그림 같은 서체는 적용하지 않도록 합니다. 간혹 보면 형식에 멋을 부르는 경우를 봅니다. 쓰는 사람은 형식을 자기 취향대로 바꿔서 창의적으로 보일려고 하는 경우가 있는데 창의성은 형식이 아니라 내용과 문장을 통해 표현하도록 합니다. 종이는 A4 사이즈를 가장 많이 사용합니다. 국가마다 통용되는 일반적인 사이즈가 있다면 그 사이즈를 사용합니다. A4도 아니고 미국에서 많이 사용하는 Letter 사이즈도 아닌 이상한 사이즈로 공문을 출력하지 않도록 합니다. 비지니스 영어 공문 작성 핵심 요약
-> 가능하면 1 페이지를 넘기지 않습니다. 1 페이지가 넘어간다는 것은 간단 명료하지 않다는 것입니다. 내용이 많으면 1장으로 요약하고 나머지 자료들은 Attachment로 첨부를 합니다. 2.공문 발송 전 반드시 처음부터 끝까지 읽어보고 퇴고합니다. 비지니스 영어 공문이 전반적으로 전문가처럼 보이는지, 논리적으로 정연한지, 내용의 흐름은 자연스러운지, 결론은 다시 한번 잘 요약되어 있는지 등을 보내기 전에 재확인하고 가능하면 다른 사람들에게 공유하여 피드백을 받도록 합니다. 다양한 시각으로 검토하는 것이 중요합니다. 작성 메일 예시119a Reservoir Rd Blacktown Sydney New South Wales, Austrailia 9876 4456 January 1st, 2021 ATTENTION : Peter Parker SUBJECT : Request to submit POA Dear Mr. Peter Regard to our last proposal, we hope you consider that it is lowest quotation. blar blar blar We look forward to prompt action and reply. Sincerely, Michael Musk SpaceW Vice President |
영문 공문 인사말 - yeongmun gongmun insamal
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